Desenvolver o teu próprio software ou usar uma ferramenta do mercado? A conta a sério

Estás dividido entre desenvolver o teu próprio software e usar uma ferramenta já pronta do mercado. É uma das decisões mais estruturantes para a tua empresa e, ainda assim, muitas vezes toma-se num impulso, por causa de mais uma folha de cálculo a mais ou de uma fatura de subscrição que dói. Vou dar-te a conta a sério, aquela que uso com as PME suíças que acompanho. E vou ser honesto dos dois lados, porque o meu interesse é que tomes uma boa decisão, não que me encomendes um projeto mal enquadrado.

Comecemos pela verdade que incomoda um pouco na minha profissão.

Na maior parte das vezes, a ferramenta do mercado chega

Digo-o com franqueza porque isto devia tranquilizar-te: na maioria dos casos, uma ferramenta existente é a escolha certa.

Bexio para a tua faturação e contabilidade, Notion ou ClickUp para a organização interna, um CRM como o Pipedrive para o teu acompanhamento comercial, um Shopify para vender online. Estas ferramentas custam algumas dezenas de francos por mês, são mantidas por equipas inteiras, atualizadas em contínuo, e cobrem 80% do que uma PME precisa.

Porquê reinventar isso? Não tens qualquer vantagem em ser dono do teu próprio software de faturação. Ninguém te vai comprar os serviços por a tua contabilidade correr em algo feito à medida. É tempo e dinheiro queimados por um resultado que o Bexio já faz melhor.

Regra número um: se uma ferramenta do mercado faz o trabalho a 80% e os 20% que faltam não te custam nada de grave, usa a ferramenta. Adapta o teu processo à ferramenta, não o contrário. É menos glamoroso, mas é mais rentável.

O feito à medida nem sempre é a resposta certa. Um projeto mal enquadrado sai caro a toda a gente, sobretudo a ti.

Quando desenvolver o teu próprio software se justifica

Agora, o outro lado. Há situações em que desenvolver a tua própria ferramenta não é um capricho, mas uma verdadeira decisão de negócio. Vejo-as com regularidade.

1. Quando passas o tempo a contornar a ferramenta

Tens um SaaS do mercado, mas a tua equipa remendou-o com três folhas de Excel ao lado, copia e cola entre duas aplicações, um ficheiro partilhado que alguém atualiza à mão todas as sextas-feiras. O sinal é o contorno. Se o teu processo real vive metade fora da ferramenta, é porque a ferramenta não encaixa na tua forma de trabalhar.

Esse tempo perdido tem um custo. Duas horas por semana e por colaborador, a 60 CHF à hora carregada, em cinco pessoas, dá rapidamente mais de 30'000 CHF por ano que se esfumam. A esse nível, um software talhado para o teu processo paga-se a si próprio.

2. Quando o software É a tua vantagem competitiva

É o caso mais forte. Se a tua forma de gerir um fluxo, de calcular um preço, de coordenar as tuas equipas ou de servir os teus clientes é o que te diferencia da concorrência, então esse processo não deve estar fechado dentro de uma ferramenta genérica que os teus concorrentes também usam.

Aí, o feito à medida torna-se o teu ativo. Pertence-te, codifica o teu saber-fazer, e cria uma barreira que ninguém consegue copiar subscrevendo o mesmo SaaS que tu.

3. Quando as subscrições por utilizador disparam

Uma ferramenta a 40 CHF por utilizador e por mês é indolor com cinco pessoas. Com quarenta pessoas, são 19'200 CHF por ano. Com oitenta pessoas, quase 40'000 CHF, todos os anos, sem nunca possuíres nada. Um software à medida tem um custo inicial mais elevado, mas uma vez pago, pertence-te, e a sua fatura não sobe mecanicamente com o teu crescimento.

A grelha de decisão, critério a critério

Aqui estão os seis critérios que analiso com cada PME. Pega numa folha e responde com honestidade a cada um.

Custo total, não custo inicial

O erro clássico é comparar o preço anunciado de uma subscrição com o orçamento de um desenvolvimento à medida. Não faz sentido nenhum. Compara o custo total ao longo de três a cinco anos.

De um lado, a subscrição que incha com o número de utilizadores e os saltos de gama. Do outro, um custo inicial mais pesado, mais um orçamento de manutenção, mas um ativo que te pertence. Se quiseres pôr números realistas do lado do feito à medida, detalhei isso no meu artigo sobre o preço de um SaaS à medida. Nota também que o IVA a 8,1% se aplica dos dois lados, por isso não altera o equilíbrio.

Adequação ao teu processo

A que percentagem é que a ferramenta do mercado cobre a tua forma de trabalhar? A 90%, usa a ferramenta sem hesitar. A 50%, vais sofrer. Sê honesto: o teu processo é mesmo especial, ou é apenas um hábito que poderias adaptar?

Dependência e propriedade

Com um SaaS do mercado, dependes do fornecedor. Ele pode aumentar os preços, mudar as condições, ser comprado, fechar uma funcionalidade que usas todos os dias, ou desaparecer. O teu feito à medida, controla-lo tu. Não é coisa pouca quando a ferramenta está no centro da tua atividade.

Dados e conformidade

Onde vivem os teus dados? Para muitas PME da Suíça francófona, a questão da nLPD revista e do alojamento na Suíça é real, sobretudo na saúde, nas finanças ou no jurídico. Alguns SaaS estrangeiros guardam tudo fora da Suíça. Com um software à medida, escolhes onde os teus dados são alojados e controlas quem lhes acede.

Prazo

Aqui, a ferramenta do mercado ganha quase sempre. Subscreves, configuras, estás a trabalhar numa semana. Um desenvolvimento à medida, mesmo bem conduzido, conta-se em meses. Se precisas de uma solução amanhã de manhã, usa a ferramenta, mesmo que a substituas mais tarde.

Capacidade de evolução

A tua necessidade é estável ou está em movimento? Uma ferramenta fixa serve-te se o teu processo não mexe. Mas se sabes que vais acrescentar fluxos, ligar outros sistemas, fazer a tua lógica de negócio evoluir a cada trimestre, um software cujo código controlas acompanha o teu crescimento em vez de o travar.

A tabela simples que uso

Para decidir depressa, resumo tudo isto numa pergunta por coluna.

Usa a ferramenta do mercado se: cobre mais de 80% da tua necessidade, o teu processo não é a tua vantagem competitiva, queres arrancar já, e o custo das subscrições continua razoável face ao tamanho da tua equipa.

Desenvolve o teu próprio software se: contornas em permanência as ferramentas existentes, o teu processo faz a tua diferença, as tuas subscrições se tornam uma rubrica de custo séria, tens exigências fortes quanto aos dados, e a tua necessidade vai continuar a evoluir.

E existe uma terceira via que raramente me esqueço de mencionar: começar com uma ferramenta do mercado, e desenvolver à medida apenas a parte que faz mesmo a tua diferença. Ficas com o Bexio para a contabilidade, e constróis só o módulo de negócio que te pertence. É muitas vezes o melhor dos dois mundos, e o mais sensato financeiramente.

Como enquadro isto com os meus parceiros

Quando uma PME me contacta para um projeto, não parto do princípio de que é preciso desenvolver. O meu primeiro reflexo é verificar se uma ferramenta existente não daria conta do recado. Se der, digo-te, mesmo que isso queira dizer que não faço o projeto.

O feito à medida torna-se interessante quando estabelecemos juntos que o teu processo tem um valor próprio real, que as ferramentas do mercado te obrigam a contorções dispendiosas, ou que a propriedade dos teus dados e da tua lógica de negócio é estratégica. Nesse momento, um parceiro técnico que constrói contigo, ao longo do tempo, faz sentido.

Se quiseres perceber concretamente com o que se parece um desenvolvimento à medida, da ideia à colocação em produção, escrevi um guia completo para desenvolver uma plataforma SaaS à medida. Vai dar-te uma visão clara das etapas, das escolhas técnicas e das armadilhas a evitar.

Em resumo

O bom reflexo não é nem "desenvolvo tudo" nem "subscrevo tudo". É pôr a conta a sério: custo total ao longo de vários anos, adequação ao teu processo, dependência, dados, prazo, capacidade de evolução. Muitas vezes a ferramenta do mercado ganha, e ainda bem. O feito à medida justifica-se quando a ferramenta se torna a tua vantagem competitiva, ou quando passas o tempo a contorná-la.

Se achas que estás neste segundo caso, ou se apenas queres uma opinião honesta sobre a tua situação, vamos falar disso. Ajudo-te a decidir antes de escrever seja que código for, e a construir apenas o que vale a pena construir. Descobre o meu acompanhamento em SaaS à medida na Suíça e escreve-me a tua situação em algumas linhas.